Oleh : Karya Bakti Kaban (*).

2. PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

2.1. DEFINISI

Banyak definisi yang dimunculkan saat ini untuk menggambarkan apa sesungguhnya Peformance Management System (PMS) tersebut. Dari berbagai definisi tersebut terdapat dua definisi utama yangdapat digunakan untuk memahami sebuah PMS, definisi pertama bersifat umum dan sebuah definisi lagi yang diusulkan oleh Gartner, salah satu konsultan terkemuka dalam bidang teknologi informasi.

Definisi umum tentang PMS menyatakan bahwa PMS merupakan sekumpulan software, proses bisnis,metrik pengukuran bisnis (key performance indicator) yang jika digabungkan akan memampukan pelaku-pelaku bisnis untuk bertindak dan mempengaruhi kinerja organisasi). Sedangkan Gartner, mendefinisikan PMS sebagai sebuah istilah yang melingkupi sebuah sistem yang terdiri dari metodologi, metric, proses, dan sistem teknologi yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan.

Saat ini terdapat empat nama utama yang digunakan untuk mengidentifikasikan PMS yaitu BPM (Business Performance Management), CPM (Corporate Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management), dan SEM (Strategic Enterprise Management). Dalam karya tulis ini istilah yang akan digunakan adalah Performance Management System (PMS).

2.2. PROSES PENGENDALIAN KINERJA

Proses pengendalian kinerja dalam perusahaan merupakan sebuah proses yang cukup kompleks yang melibatkan berbagai tingkatan manajemen dalamperusahaan. Secara umum tingkat manajerial yang akan terlibat dalam proses pengendalian kinerja perusahaan meliputi tingkat aktivitas harian, tingkat operasional, dan juga tingkat strategis.

Ketiga tingkatan ini akan mengorganisasikan dan mensinergikan kegiatan mereka dalam mencapai dan mengendalikan kinerja perusahaan. Semua tingkatan dalam perusahaan akan bekerja dalam sebuah proses pengendalian kinerja perusahaan yang terdiri dari berbagai loop dan kegiatan yang dapat digambarkan dalam diagram diatas.

Loop pertama adalah Strategic Feedback Loop yang dimulai dengan penyusunan strategi perusahaan dan melakukan analisa terhadap skenario yang akan dihadapi perusahaan. Hasil dari formulasi strategi perusahaan akan menjadi masukan bagi perencanaan dan penyusunan anggaran perusahaan. Loop kedua adalah Operational Feedback Loop yang seringkali menjadi tanggung jawab dan kegiatan para manajer perusahaan dalam menjalankan strategi yang telah dicanangkan yang terdiri dari empat proses utama yaitu:

- Perencanaan dan Penganggaran (Planning and Budgeting)

- Komunikasi (Communicate)

- Pengawasan (Monitor)

- Peramalan (Forecast)

Loop yang ketiga adalah Activity dan Process Feedback Loop yang terdiri dari dua kegiatan utamayaitu :

(1)  Transaction Reporting yang meliputi penyediaan laporan kegiatan transaksional yang bersifatharian.

(2)  Business Activity Monitoring (BAM) yaitu sebuah event driven architecture yang akan memonitor KPI secara proaktif dan memberikan hasil laporan langsung kepada manager operasi.

(*) Penulis adalah VP Corporate Services – PT Kereta Api Logistik.

Sumber : KALOG.